Delagottportalen: självservice med människan i centrum

En portal ska börja i boendes vardag

En boendeportal kan rymma många funktioner. Men det verkliga värdet uppstår först när den hjälper människor att lösa det de faktiskt behöver hjälp med: hitta en avi, anmäla ett fel, kontrollera uppgifter eller förstå vad som händer i ett pågående ärende.

Det är utgångspunkten för vårt samarbete med Delagott kring Delagottportalen. Delagott bidrar med erfarenhet från den dagliga kontakten med bostadsrättsföreningar, fastighetsägare och boende. Bjorch bidrar med den tekniska plattformen och möjligheten att knyta ihop information, ärenden och arbetsflöden på ett mer sammanhållet sätt.

Målet är inte digitalisering för digitaliseringens skull. Målet är en enklare vardag för den boende och ett bättre arbetsflöde för förvaltningen.

En tydlig väg in

I många förvaltningsmiljöer behöver den boende i dag växla mellan mejl, blanketter, telefonsamtal och flera olika system. Det skapar osäkerhet: Vart ska frågan skickas? Har ärendet kommit fram? Vilka uppgifter behöver förvaltaren?

Delagottportalen samlar i stället vanliga boendeflöden bakom en personlig inloggning med BankID. Beroende på föreningens avtal, aktiverade tjänster och tillgängliga datakällor kan den boende bland annat:

• se uppgifter om sin bostad eller sitt hyresobjekt,
• ta del av avier och betalningsinformation,
• kontrollera och uppdatera kontaktuppgifter,
• göra och följa en felanmälan,
• skicka in en ansökan om andrahandsuthyrning,
• se information och meddelanden från föreningen eller förvaltningen.

Att funktionerna anpassas efter varje förening är viktigt. Portalen ska visa rätt väg framåt, inte skapa förväntningar på tjänster som inte ingår i uppdraget.

Bättre underlag redan från början

Självservice handlar inte bara om att flytta arbete från telefon till ett formulär. Ett bra digitalt flöde hjälper den boende att lämna rätt information från början.

Vid en felanmälan kan det exempelvis handla om adress, plats, kontaktuppgifter, beskrivning och bilder. När uppgifterna kommer in strukturerat blir det enklare att bedöma ärendet, återkoppla och skicka det vidare till rätt person. Det minskar risken för kompletterande mejl och telefonsamtal och gör det lättare att följa vad som har hänt.

Samma princip gäller andra ärenden. En ansökan om andrahandsuthyrning behöver andra uppgifter än en kontaktändring. Genom att anpassa varje flöde efter ärendet kan portalen hjälpa både den boende och handläggaren.

Självservice ersätter inte personlig service

Fastighetsförvaltning innehåller frågor som är brådskande, känsliga eller svåra att standardisera. Därför ska en portal inte försöka ersätta den personliga kontakten. Den ska göra det tydligare när ett ärende kan lösas direkt och när någon behöver hjälpa till.

För den boende betyder det bättre överblick och mindre osäkerhet. För förvaltaren betyder det mer tid till de frågor som kräver erfarenhet, dialog och omdöme.

Det är också därför vi utvecklar portalen stegvis tillsammans med Delagott. Verkliga frågor från boende och erfarenheter från förvaltarnas vardag ger ett bättre beslutsunderlag än en lång lista med funktioner skapad långt från användarna.

Ett gemensamt digitalt nav

På sikt är värdet större än summan av de enskilda funktionerna. När boende, förvaltare och styrelse arbetar utifrån samma information blir överlämningar tydligare och uppföljningen enklare. Ett inkommet ärende kan hanteras i sitt sammanhang i stället för att försvinna i en mejltråd. En uppdaterad kontaktuppgift kan bli tillgänglig där den behövs. Återkommande frågor kan visa var information eller arbetssätt behöver förbättras.

Samarbetet kring Delagottportalen är därför inte bara ett portalprojekt. Det är ett konkret steg mot en mer sammanhållen förvaltning – med teknik som stöd och människan i centrum.